Hoe verloopt het mediation-traject?

De vrijblijvende kennismaking

Het traject begint eigenlijk altijd met een vrijblijvende kennismaking/intake. Voor partijen is dit belangrijk om te bepalen of zij de mediator zien zitten en of er een vertrouwensbasis is. Vertrouwen bij alle partijen is essentieel. Er worden immers gevoelige zaken met elkaar besproken.

Voor de mediator is dit ook het moment om voor zichzelf te bepalen of hij de juiste persoon is voor dit traject. Tijdens de kennismaking komt het voorliggende conflict slechts heel summier aan de orde. Niet veel meer dan nodig om een korte omschrijving te maken voor in de mediationovereenkomst, als dat er van komt.

Vervolgens toetst de mediator bij partijen of zij vrijwillig deelnemen, voor zichzelf (of hun organisatie) kunnen en mogen opkomen en of partijen constructief aan de mediation willen beginnen.

De mediationovereenkomst

Voordat de mediation echt start sluiten de partijen met de mediator een overeenkomst. Hierin wordt vooral de rol van de mediator geregeld. De kosten van het traject en de kostenverdeling tussen partijen worden geregeld. En niet onbelangrijk, de geheimhoudingsplicht wordt schriftelijk vastgelegd. Er wordt nog niets over de gang van zaken tussen partijen geregeld. Dat komt later.

De overeenkomst voldoet aan de eisen die het MfN daaraan stelt. Er wordt ook verwezen naar een klachtenprocedure en naar de gedragsregels waaraan de mediator gebonden is.

Het tekenen van de mediationovereenkomst luidt het begin van het traject in.

De gesprekken

In het eerste gesprek legt de mediator nog een keer het proces uit, refereert aan de mediationovereenkomst, checkt de vrijwilligheid en wijst iedereen nog even op zijn geheimhouding en verantwoordelijkheden, en dan begint het werk pas echt.

Het is de verantwoordelijkheid van de mediator dat partijen in een veilige omgeving hun verhaal kunnen doen. De mediator stelt zich onpartijdig en neutraal op maar stelt de nodige vragen om alle zaken op tafel te krijgen. Vaak lukt dat niet in het eerste gesprek, soms wel. Als alles wat besproken moet worden besproken is gaan partijen op zoek naar oplossingen en proberen afspraken te maken.

De vaststellingsovereenkomst

Als partijen tot afspraken komen, en dat is in het overgrote deel der gevallen zo, dan legt de mediator deze zo goed mogeijk vast in een vaststellingsovereenkomst. Op dat moment pas worden de afspraken bindend. Partijen kunnen namenlijk tussentijds de mediation afbreken en dan zijn ze niet gebonden aan wat ze op dat moment ter tafel hebben gebracht. Dit geeft partijen tijdens het mediation-traject de ruimte om alle mogelijkheden te bespreken en te verkennen.

Als de afspraken netjes zijn vastgelegd en door partijen getekend dan eindigt de mediation meestal. De mediator zal het proces ook formeel beëindigen.